Conditions générales

1. Nature du Service

MedFiles est une plateforme technologique fournissant un logiciel en tant que service (SaaS) conçu pour permettre aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des documents médicaux en toute sécurité.

MedFiles n'est pas un prestataire de soins de santé, ne fournit pas de conseils médicaux, de diagnostics, de traitements ou de recommandations cliniques, et ne remplace pas la relation entre un patient et un professionnel de santé dûment autorisé.

Vous reconnaissez que MedFiles fournit uniquement une technologie, et non des services médicaux.

2. Éligibilité

Vous devez avoir au moins dix-huit (18) ans pour créer un compte.

Les parents ou tuteurs légaux peuvent gérer des profils de mineurs sous leur propre compte et sont seuls responsables du consentement, de l'accès et des données associés à ces profils.

3. Comptes utilisateur

3.1. Inscription au compte

Vous êtes responsable :

• De fournir des informations véridiques et à jour
• De maintenir la confidentialité de vos identifiants
• De toute activité effectuée sous votre compte

3.2. Sécurité du compte

Vous vous engagez à :

• Utiliser des mots de passe sécurisés
• Activer les fonctionnalités de sécurité disponibles
• Informer MedFiles immédiatement de tout accès non autorisé

MedFiles ne sera pas responsable des pertes résultant d'une mauvaise utilisation des identifiants due à la négligence de l'utilisateur.

3.3. Communications de service

MedFiles peut vous contacter via les canaux que vous activez :

• E-mail transactionnel (vérification de compte, sécurité et notifications de service)
• Notifications in-app et push sur les appareils pris en charge
• Messages WhatsApp utilitaires facultatifs pour les patients qui les activent dans Paramètres (alertes MedFiles Inbox et rappels de rendez-vous). Pas de marketing. Vous pouvez les désactiver à tout moment dans Paramètres ou en répondant STOP.
• Les frais standard d'opérateur ou de données de votre fournisseur mobile peuvent s'appliquer.

3.4. Conditions de vérification du téléphone WhatsApp

MedFiles.ai peut envoyer un code de vérification unique sur WhatsApp aux utilisateurs qui ajoutent un numéro de téléphone mobile à leur compte. Ces messages vérifient la propriété du numéro de téléphone et contribuent à sécuriser votre compte.

• En saisissant votre numéro de téléphone mobile et en appuyant sur Envoyer le code de vérification, vous consentez à recevoir un message d'authentification WhatsApp unique de MedFiles.ai avec un code pour vérifier ce numéro.
• Vous pouvez arrêter le processus de vérification à tout moment en ne demandant ou ne saisissant pas de code. Les réponses STOP s'appliquent aux messages d'alerte WhatsApp facultatifs (section 3.3), pas aux codes de vérification.
• Les messages de vérification WhatsApp ne sont pas utilisés à des fins marketing ou promotionnelles et n'incluent pas d'informations médicales.

4. Contenu utilisateur et données médicales

4.1. Propriété

Tous les documents médicaux et données importés sur le Service (« Contenu utilisateur ») restent la propriété exclusive de l'utilisateur ou du patient.

MedFiles ne revendique aucun droit de propriété sur ce Contenu.

4.2. Responsabilité du contenu

Vous êtes seul responsable :

• De l'exactitude, de la légalité et de l'exhaustivité du Contenu utilisateur
• De disposer des droits et autorisations nécessaires pour importer ou partager ce contenu

MedFiles ne vérifie, ne valide ni ne garantit l'exactitude clinique des documents médicaux.

4.3. Contenu importé par des tiers

Si vous autorisez un tiers (y compris hôpitaux, cliniques, laboratoires ou professionnels de santé) à importer des documents en votre nom, vous reconnaissez que :

• Le tiers est responsable de l'exactitude et de l'autorisation du contenu
• MedFiles ne sera pas responsable des erreurs, omissions ou documents incorrectement associés

4.4. Comptes de messagerie et de stockage dans le cloud connectés

Vous pouvez connecter à MedFiles un compte de messagerie (par exemple, Gmail ou Outlook) ou de stockage dans le cloud (par exemple, Google Drive, OneDrive ou Dropbox) pour retrouver vos documents médicaux. Les fournisseurs que vous pouvez connecter sont ceux disponibles dans MedFiles à ce moment-là, tels qu'affichés dans l'application. Si vous connectez un compte :

• Vous ne pouvez connecter que des comptes qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à utiliser, et vous êtes responsable de la sécurité de leur accès
• Vous autorisez MedFiles à lire ce compte uniquement pour y trouver vos documents médicaux, vous les montrer et ajouter à votre compte ceux que vous choisissez, comme décrit à la section 4.6 de notre Politique de confidentialité ; ce que MedFiles peut faire avec un compte connecté (y effectuer une recherche, vous montrer ce qu'il a trouvé et ajouter des documents à votre compte) dépend de votre forfait, comme indiqué sur la page des tarifs
• Les documents que vous ajoutez depuis ce compte deviennent du Contenu utilisateur au sens des présentes Conditions, et vous êtes responsable d’avoir le droit de les ajouter
• Votre utilisation de ce compte reste soumise aux conditions de son fournisseur, et MedFiles n’est pas responsable du service de ce fournisseur
• Vous pouvez déconnecter un compte à tout moment dans les Paramètres de MedFiles, ou retirer l’accès de MedFiles depuis les paramètres de ce compte, comme indiqué pour chaque fournisseur à la section 4.6 de notre Politique de confidentialité (pour un compte Google, sur https://myaccount.google.com/permissions ; pour un compte Microsoft (Outlook ou OneDrive), sur https://account.live.com/consent/Manage ; pour Dropbox, sur https://www.dropbox.com/account/connected_apps)

5. Fonctions de partage sécurisé

MedFiles vous permet de partager les documents de votre choix avec les médecins auxquels vous êtes connecté sur MedFiles. La connexion avec un médecin ne lui donne à elle seule accès à aucun document : il ne voit que ce que vous décidez de partager avec lui.

Vous reconnaissez que :

• Vous contrôlez qui a accès à vos informations
• Vous êtes responsable de révoquer l'accès lorsque cela est nécessaire
• Les liens ou codes QR Emergency ID que vous générez pour partager un résumé médical limité en situation d'urgence
• MedFiles ne divulgue pas vos informations de manière indépendante

6. Fonctionnalités d'intelligence artificielle

MedFiles peut utiliser des outils d'intelligence artificielle pour :

• La classification de documents
• L'extraction de données
• L'analyse informative
• Le traitement par Google Gemini (Google Cloud) pour la classification, l'analyse, le chat, l'OCR et pour déterminer si les e-mails et les fichiers des comptes que vous connectez sont des documents médicaux, pour estimer le degré d'attention que requiert un document qu'un patient partage avec son médecin, pour résumer la conversation entre un médecin et un patient lorsque l'un d'eux le demande, et pour traduire le motif d'un rendez-vous lorsque le médecin le demande
• Vous devez accepter notre consentement IA avant d'utiliser ces fonctionnalités (sauf les flux MedFiles Inbox décrits dans notre documentation)

⚠️ AVERTISSEMENT IMPORTANT

• Les résultats générés par l'IA sont fournis à titre informatif uniquement et sont signalés comme tels dans l'application et dans les PDF exportés
• L'IA ne fournit pas de conseils médicaux ni de diagnostics
• Les résultats peuvent contenir des erreurs ou des imprécisions
• Les décisions médicales doivent être prises exclusivement par des professionnels qualifiés

Vous acceptez de ne pas fonder vos décisions médicales uniquement sur les résultats générés par l'IA.

7. Utilisation acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

• Utiliser le Service à des fins illégales
• Importer du contenu sans autorisation
• Accéder aux données d'autres utilisateurs
• Interférer avec la sécurité du Service
• Tenter de procéder à une ingénierie inverse ou à une mauvaise utilisation

MedFiles peut suspendre ou résilier les comptes qui enfreignent ces Conditions.

8. Abonnements et paiements

MedFiles propose un forfait gratuit et des forfaits payants. Tout nouveau compte patient commence avec le forfait gratuit, avec les limites indiquées sur la page des tarifs (par exemple, sur le nombre de documents, le stockage et les fonctions d'IA). Si votre compte était déjà en période d'essai gratuit, vous la conservez jusqu'à son terme, puis votre compte passe au forfait gratuit. Un essai gratuit peut aussi être accordé au moyen d'un code promotionnel, aux conditions indiquées lors de son utilisation. Si vous souscrivez à un forfait payant :

• Les frais sont facturés à l'avance
• Les paiements ne sont pas remboursables sauf si la loi l'exige
• MedFiles ne stocke pas les informations de carte bancaire
• Sur le site web, les abonnements sont payés via Stripe ; dans l'application iOS, via l'App Store d'Apple ; et dans l'application Android, via Google Play
• Les prix des forfaits sont affichés avant que vous confirmiez le paiement (dans l'application sur les boutiques mobiles, ou sur le site web pour le paiement Stripe). Selon votre localisation, des taxes peuvent s'appliquer ; elles sont incluses dans le prix affiché avant que vous confirmiez le paiement ou ajoutées à celui-ci
• Les forfaits mensuels et annuels se renouvellent automatiquement à la fin de chaque période de facturation, pour la même durée et au prix en vigueur pour ce forfait au moment du renouvellement, et sont débités sur le moyen de paiement enregistré jusqu'à votre résiliation
• Vous pouvez résilier à tout moment : sur le site web, depuis la section abonnement des paramètres de votre compte ; sur iOS, depuis Abonnements dans les réglages de votre compte Apple ; sur Android, depuis Abonnements dans l'application Google Play
• La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée : vous conservez votre forfait jusqu'à cette date et aucun nouveau prélèvement n'est effectué. Votre compte passe ensuite au forfait gratuit et ses limites s'appliquent : tout ce que vous avez enregistré reste dans votre compte et vous pouvez l'ouvrir et le télécharger, tandis que l'ajout de nouveaux documents et d'autres fonctions peuvent être limités ou mis en pause
• Les achats effectués via l'App Store ou Google Play sont également soumis aux conditions d'Apple ou de Google, et les demandes de remboursement de ces achats sont traitées par Apple ou Google selon leurs propres politiques

Les prix et conditions sont indiqués au moment du paiement. Offre de bienvenue (uniquement sur le site web) : lorsque MedFiles la propose sur le site web, via Stripe, vous pouvez payer des frais initiaux uniques pour utiliser un forfait annuel payant pendant la période initiale indiquée avant le paiement. À la fin de cette période, le forfait annuel est débité automatiquement sur votre moyen de paiement au prix réduit de la première année indiqué lors du paiement, puis, à partir de la deuxième année, il se renouvelle chaque année au prix normal de ce forfait, jusqu'à votre résiliation. Nous vous envoyons un rappel avant le prélèvement annuel. Vous pouvez résilier à tout moment avant la fin de la période initiale, depuis la section abonnement des paramètres de votre compte : l'année ne vous est pas facturée et, à la fin de la période initiale, votre compte passe au forfait gratuit. Les frais initiaux ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi l'exige. L'offre ne peut être utilisée qu'une fois par compte et ne peut pas être cumulée avec d'autres réductions. Si le prélèvement annuel échoue et n'est pas régularisé, l'abonnement prend fin et votre compte passe au forfait gratuit, en conservant vos documents.

9. Résiliation

9.1. Résiliation par l'utilisateur

Depuis Paramètres → Désactiver ou supprimer le compte, vous pouvez :

• Désactiver temporairement votre compte (déconnexion ; données conservées ; réactivation en vous reconnectant)
• Demander la suppression définitive du compte (période de grâce de 30 jours ; vous pouvez annuler avant la date limite)
• Demander la suppression par e-mail à support@medfiles.ai (environ 24 à 48 heures ouvrables, avec vérification d'identité)
• Exporter une copie de vos données avant suppression (ZIP avec vos documents pour les patients ; les comptes professionnels reçoivent les données du compte et les documents qu'ils ont importés, pas les dossiers cliniques des patients)

9.2. Résiliation par MedFiles

MedFiles peut suspendre ou résilier l'accès si :

• Vous enfreignez ces Conditions
• La loi l'exige
• Cela est nécessaire pour protéger la sécurité du Service ou d'autres utilisateurs

10. Conservation des données après résiliation

Après votre demande de suppression de compte ou toute autre résiliation de votre compte :

• Pendant la période de grâce de 30 jours (le cas échéant), votre compte peut rester actif jusqu'à la date prévue
• Si vous n'annulez pas la suppression, votre accès à MedFiles est désactivé lorsque nous traitons votre demande à la fin de la période de grâce (vous ne pourrez plus vous connecter)
• Les abonnements Stripe facturés sur notre site web sont annulés lorsque nous traitons la suppression, le cas échéant. Les abonnements App Store ou Google Play doivent être annulés par vous dans les paramètres de votre appareil
• Nous supprimons vos données personnelles des systèmes de production actifs conformément à la Politique de confidentialité ; la suppression peut prendre du temps supplémentaire après la désactivation (sauvegardes de reprise après sinistre et journaux d'audit comme indiqué dans celle-ci)
• Certains enregistrements peuvent être conservés pour audit, facturation et conformité légale

11. Exclusion de garanties

LE SERVICE EST FOURNI « EN L'ÉTAT » ET « SELON DISPONIBILITÉ ».

MEDFILES DÉCLINE TOUTES GARANTIES, EXPRESSES OU IMPLICITES, Y COMPRIS LA QUALITÉ MARCHANDE, L'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET LA NON-CONTREFAÇON.

MEDFILES NE GARANTIT PAS :

• QUE LE SERVICE SOIT EXEMPT D'ERREURS
• QUE LES DONNÉES SOIENT TOUJOURS EXACTES
• QU'AUCUN INCIDENT DE SÉCURITÉ NE SE PRODUIRA

12. Limitation de responsabilité

DANS LA MESURE MAXIMALE PERMISE PAR LA LOI :

MEDFILES NE SERA PAS RESPONSABLE :

• DES DÉCISIONS OU RÉSULTATS MÉDICAUX
• DES ERREURS DANS LE CONTENU UTILISATEUR OU TIERS
• DE LA CONFIANCE ACCORDÉE AUX RÉSULTATS DE L'IA
• DES DOMMAGES INDIRECTS, ACCESSOIRES OU CONSÉCUTIFS

LA RESPONSABILITÉ TOTALE DE MEDFILES NE DÉPASSERA PAS LE MONTANT QUE VOUS AVEZ PAYÉ À MEDFILES AU COURS DES DOUZE (12) MOIS PRÉCÉDANT LA RÉCLAMATION.

13. Indemnisation

Vous acceptez d'indemniser et de garantir MedFiles contre toute réclamation, tout dommage ou toute responsabilité découlant des éléments suivants :

• Votre utilisation du Service
• La violation de ces Conditions
• Le contenu que vous importez ou partagez

14. Droit applicable et juridiction

Ces Conditions sont régies par les lois :

• de Porto Rico, ou
• des États-Unis,

selon le cas applicable, sans égard aux principes de conflit de lois.

Tout litige sera résolu exclusivement devant les tribunaux compétents du territoire applicable.

15. Modifications des Conditions

MedFiles peut modifier ces Conditions occasionnellement. Les changements substantiels seront notifiés par :

• E-mail
• Avis dans l'application
• Publication sur le site web

L'utilisation continue du Service implique l'acceptation des Conditions mises à jour.

16. Contact

Pour toute question concernant ces Conditions :

📧 support@medfiles.ai